Kumpulan Tutorial Komputer dan Informasi Pendidikan - Ambrosius Haloho

Knowledge Management System Pada Perusahaan


Knowledge Management System
Knowledge Management adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan (transfer pengetahuan) untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi tersebut. KM adalah praktek praktek atau disiplin yang pilarnya adalah orang, proses, dan teknologi. Meskipun tujuan KM adalah untuk enterprise secara menyeluruh, banyak perusahaan yang berhasil ketika memulai inisiatif dari satu departemen dan memperluas praktek-praktek tersebut ke seluruh bagian organisasi.
Pengetahuan adalah kekuatan. Artinya banyak perusahaan mencapai sukses dengan pengetahuan yang dimilikinya oleh SDM-nya. Salah satu kunci untuk memenangi kompetisi adalah kekuatan dari karyawan yang cerdas atau knowledge worker. Semakin cerdas dan pintar karyawan di perusahaan, maka akan semakin mudah pula perusahaan menghadapi perubahan dan memenangi kompetisi. Salah satu solusi yang menarik saat ini adalah dengan menerapkan sebuah sistem yang mampu meningkatkan pengetahuan di internal perusahaan yang dinamakan sistem Knowledge Management.

Secara umum ada 2 macam tipe Knowledge, yaitu Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge.
  1. Tacit Knowledge: knowledge yang sebagian besar berada di dalam sebuah organisasi. Tacit Knowledge adalah sesuatu yang diketahui dan dialami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap. Tipe knowledge ini juga bisa diartikan sebagai knowledge yang terletak di mind/otak atau melekat dalam diri seseorang yang diperolehnya melalui pengalaman, gagasan, ide, persepsi serta keahlian dalam pekerjaannya. 
  2. Explicit Knowledge: knowledge yang sudah direkam dan didokumentasikan sehingga lebih mudah didistribusikan dan dikelola. Tipe knowledge ini juga bisa diartikan sebagai pengetahuan dan pengalaman tentang "bagaimana untuk", yang diuraikan secara lugas dan sistematis. Contoh konkritnya adalah buku petunjuk pengoperasian sebuah mesin atau penjelasan yang diberikan oleh instruktur dalam sebuah program pelatihan.
Knowledge Management System di perusahaan sekarang lebih ke berbasis website. Dimana sistem yang diciptakan untuk memfasilitasi penangkapan, penyimpanan, pencarian, pemindahan dan penggunaan kembali pengetahuan. Dengan menggunakan knowledge management yang terus menerus, mensintesa yang akan menciptakan pengetahuan baru untuk bisnis yang akan di gunakan untuk mendukung bisnis yang ada di perusahaan. Hal lain yang tidak kalah penting dalam pengembangan knowledge management, yang akan di rasakan betapa penting hal tersebut, contoh pengunduran diri seorang karyawan yang memegang sebagian besar proses di dalam perusahaan dan membutuhkan knowledge. Hal ini sebagai contoh sebarapa pentingnya knowledge management di dalam suatu perusahaan.
1.    Tujuan Menerapkan Knowledge Management System:
  • Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.
  • Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreativitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
  • Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
  • Peningkatan produktivitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktivitas dari perusahaan akan meningkat.
2.    Implementasi Knowledge Management
Knowledge Management terlihat simple, tetapi bisa memberikan kontribusi dan inspirasi bagi suatu perusahaan dan dalam mengembangkan perusahaan tersebut kea rah yang lebih terstuktur, bersaing dan maju. Teknik knowledge management bagi kebutuhan bisinis adalah bagaimana suatu perusahaan dapat tetap melayani kebutuhan pelanggannya dengan melakukan beberapa hal berikut.
1.      Mendapatkan informasi
2.      Meningkatkan keluwesan dan adaptasi perusahaan
3.      Beroperasi dengan fixed assets dan overhead
4.      Sumber daya manusia, persediaan dan fasilitas yang optimal
5.      Menciptakan berbagai knowledge dan terus belajar
6.      Memberdayakan karyawan
7.      Melakukan perubahan-perubahan/inovasi
8.      Memperpendek waktu produksi agar lebih efektif
9.      Menghasilkan produk yang bermutu dan dapat bersaing
10.  Mempercepat atau memberikan pelayanan yang nyaman
Intinya service kepada pelanggan mustahil bisa dicapai apabila focus perusahaan sendiri tidak jelas. Selain itu perusahaan tidak akan bisa berkembang, hanya mamppu bertahan sambil menunggu waktu dikejar oleh para pesaingnya.
3.    Target dari knowledge management untuk sebuah perusahaan
1.    Menjadi yang pertama dan terbaik dikelasnya dalam memenuhi kebutuhan dan aspirasi konsumen
2.    Menjadi rekan yang utama bagi pelanggan, konsumen dan komunitas.
3.    Menghilangkan kegiatan yang tidak bernilai tambah dari segala proses
4.    Menjadi perusahaan terpilih bagi orang-orang dengan kinerja yang tinggi
5.    Bertujuan meningkatkan target pertumbuhan yang menguntungkan dan memberikan imbalan diatas rata-rata karyawan dan pemegang saham. Mendapatkan kehormatan karena integritas tinggi, peduli kepada masyarakat dan lingkungan hidup.
4.    Masalah Knowledge Management
Masalah yang sering dihadapi oleh banyak perusahaan dalam penerapan knowledge management adalah potensi sumber daya pengetahuan sebagai intangible asset perusahaan yang belum dapat dioptimalkan dan dieksplorasi dengan baik. Maka dari itu sebuah perusahaan memerlukan adanya suatu metode yang dapat dikelola menjadi asset capital agar dapat dikomunikasikan dan digunakan bersama antar individu/instasi terkait. Pengetahuan dalam kapasitasnya itu sebagai pendukung dari kebijakan dan pemgambilan keputusan yang perlu disimpan dakam repository secara terstruktur.
Bagaimana kita membangun suatu budaya knowledge sharing dalam rangka meningkatkan peningkatan kinerja karyawan didalam perusahaan ? dan knowledge apa yang dibutuhkan oleh perusahaan ? Untuk membantu sebuah perusahaan mengindentifikasikan pengetahuan apa yang harus dimiliki dan yang sudah dimiliki. Dan dari analisis tersebut dikatakan/diperoleh peluang-peluang yang dapat dimanfaatkan perushaan untuk menghindari ancaman yang dapat mengganggu kinerja dari sistem kerja perusahaan tersebut.
Faktor-faktor yang menjadi kunci sukses merupakan factor yang kritis yang harus sangat diperhatikan oleh semua perusahaan yang ingin beroperasi didalam suatu industri. Dan dari factor kunci sukses tersebut dijadikan sebaagai kriteria bagi perusahaan agar dapat melakukan evaluasi-evaluasi terhadap perusahaannya. Evaluasi internal perusahaan ini akan menghasilkan nilai tambah bagi perusahaan dan tak ketinggalan pula ada kelemahan-kelemahan yang harus diperbaiki dari analisis perusahaan supaya menjadi lebih baik.
Selanjutnya strategi perusahaan akan langsung dipaparkan menjadi hal-hal yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam kurun waktu tiga sampai lima tahun kedepan. Sementara itu nilai tambah dan kelemahan perusahaan akan dipaparkan supaya bisa menjadi hal-hal yang dapat dilakukan oleh perusahaan pada saat ini. Sedangkan yang harus diperbaiki adalah bagaimana staregi yang dipakai untuk mencipatakan nilai-nilai yang mampu meningkatkan efektivitas dan produktivitas intelektual organisasi agar bisa menjadi lebih kompetitif dan dapat berperan secara optimal.
Contoh penerepan Knowledge Management System pada perusahaan kita ambil contonya yaitu “ PT. Unilever Indonesia
PT. Unilever Indonesia
Unilever Indonesia didirikan pada tanggal 5 Desember 1933 sebagai Zeepfabrieken N.V. Lever. Pada tanggal 22 Juli 1980 nama perusahaan diganti menjadi PT Lever Brothers Indonesia dan pada tanggal 30 juni 1997 perusahaan kembali mengganti nama menjadi PT Unilever Indonesia Tbk.
Produk-produk Unilever Indonesia mencakup brand-brand ternama yang disukai didunia seperti Pepsodent, Lux, Lifeboy, Dove, Rexona, Sunsilk, Vaseline, Rinso dan masih banyak jenis produk lainnya.
PT Unilever Indonesia Tbk adalah salah satu perusahaan di Indonesia yang berhasil dalam penerapan knowledge management. Misi dari Unilever Indonesia ini sendiri adalah “meningkatkan vitalitas hidup”, hal ini dapat dilihat dari produk-produk yang inovatif unggul dan ekonomis. Dan selama ini tujuan dari Unilever Indonesia tetap sama yaitu dimana kami bekerja untuk mencipatakan masa depan yang lebih baik setiap hari, membuat pelanggan merasa nyama, berpenampilan baik dan lebih menikmati kehidupan lewat brand dan jasa yang kami berikan dan bisa bermanfaat bagi konsumen.
Saham dari Unilever Indonesia pertama kali ditawarkan kepada masyarakat pada tahun 1981 dan tercatat di Bursa Efek Indonesia sejak 11 januari 1982, pada akhir tahun 2011 saham dari Unilever Indonesia menempati peringkat keenam kapitalisasi pasar terbesar di Bursa Efek Indonesia.
Dari PT Unilever Indonesia ini memiliki 2 anak perusahaan yaitu : PT Anugrah Lever  dan PT Technopia Leber yang dimana mereka bergerak dibidang distribusi ekspor dan impor produk dengan merek Domestos Nomos.
Bagi Unilever sendiri, SDM itu adalah pusat dari seluruh aktivitas perusahaan, dimana mereka memberikan prioritas kepada mereka dalam mengembangkan sisi profesionalisme, keseimbangan kehidupan dan kemampuan mereka untuk ber-kontribusi pada perusahaan. Unilever Indonesia memiliki lebih dari 6000 karyawan yang tersebar di seluruh nutrisi.
Unilever Indonesia memiliki 6 pabrik yang berada dikawan industry Jababeka, cikarang, bekasi dan pabrik dikawasan industry Rungkut, Surabaya dengan kantor pusat yang berada di Jakarta. Produk yang dimiliki berjumlah sekitar 43 brand utama dan 1000 SKU, yang dipasarkan melalui jaringan yang melibatkan sekitar 500 distributor independen yang menjangakau ratusan toko yang tersebar diseluruh Indonesia. Produk tersebut didistribusikan melalu pusat distribusi milik sendiri, gudang tambahan depot dan fasilitas distribusi lainnya.
Unilever Indonesia sebagai perusahaan yang mempunyai tanggung jawab social yaitu dengan menjalankan program Corporate Social Responsibility (CSR) yang luas, Keempat pilar programnya adalah Lingkungan Nutrisi Higiene dan Pertanian Berkelanjutan. Program CSR termasuk diantara lain kampanye mencuci tangan dengan sabun (Lifeboy), program edukasi kesehatan gigi dan mulut (Pepsodent), program pelestarian makanan tradisional inonesia (Bango) serta program memerangi kelaparan untuk membantu anak Indonesia yang kekurangan gizi (Blueband).

Visi dan Misi PT Unilever Indonesia
Visi dari pada Unilever adalah “To become the first choice of consumer, costumer and community” yaitu menyediakan produk bermerek dan pelayanan secara konsisten dengan menawarkan dari segi harga dan produk yang berkualitas serta aman untuk dipakai oleh konsumen.

Misi Unilever yaitu :
•Ingin menjadi yang pertama dan terbaik dikelasnya untuk memenuhi kebutuhan konsumen
•Menjadi rekan yang utama dan terbaik bagi pelanggan, konsumen dan komunitasnya
•Menghilangkan kegiatan yang tak bernilai tambah dari segala proses
•Menjadi perusahaan yang terpilih dengan orang-orang berkinerja tinggi/
•Berusaha untuk menigkatkan target pertumbuahn yang menguntungkan dan memberikan imbalan yang sesuai untuk karyawan dan pemegang saham
Penerapan Knowledge Management di PT Unilever Indonesia Tbk
1.      Komunikasi pemasaran yang bersifat One-Voice
Penjelasan One-Voice adalah walaupun system komunikasi yang digunakan oleh perusahaan berbeda-beda tetapi jika sudah dikoordinasi dan memiliki misi yang tepat maka akan mudah meraih konsumen. Sistem komunikasi ini bukan hanya untuk menigkatkan pencitraan suatu produk tetapi juga harus menimbulkan hasil penjualan yang baik dari produk yang telah dipasarkan.
2.      Pengembangan SDM
Didalam bagian ini karyawan ada asset yang berharga bagi Unilever Indonesia. Karena itu Unilever Indonesia membuat strategi dan system huma capital yang bersifat komprehensif. Hal-hal yang dilakukan adalahmembaut Performance Development Program (PDP) yaitu dimana karyawan melakukan perkejaannya sesuai dengan kemampuannya, setiap pertengahan tahun PDP dimonitor melalu Continuos Improvement Discussion (CID) untuk membahas hal-hal yang diperlukan utnuk pengembangan system kerja dari karyawan.
3.      Budaya Coaching
Budaya Coaching disini menjelaskan bahwa seorang senior manager ditempatkan disuatu department untuk membantu atau memimpin karyawan-karyawan yang tergabung didalam departementnya. Tetapi sebelum menjadi coach mereka diberikan pelatihan terlebih dahulu agar mengetahui teknik-tekniknya. Budaya coaching ini diberi nama Building Leaders as Generative Coaches.
4.      Budaya Sharing Knowledge
Disini menjelaskan Unilever Indonesia menunjuk seorang senior manager untuk menjadi learning champion dengan sukarela untuk membagi pengalaman dan pengetahuan mereka didalam ahlinya masing-masing. Dan hal-hal yang dilakukan oleh Unilever Indonesia adalah :
·         Suatu achievement bagai management dan karyawan yang berkontribusi dalam membagi pengetahuan dan pengalamannya.
·         Retrospect berupa program penulisan tacit yang diperoleh dari pengalamannya dan dianggap baik terus akan dipublikasikan didalam situs department mereka.
·         SOLAR (Share of Learning and Discussion) yang dimana pemimpin perusahaan Uniliver Indonesia dari luar dating sebagai narasumber untuk membagikan pengetahuan dan pengalamannya.
·         Good idea. Ini merupakan inisiatif yang memfasilitasi karyawan untuk menyampaikan suatu ide sederhana yang dapat menguntungkan perusahaan dari berbagai sisi.

Strategi Teknologi Informasi PT Unilever Indonesia Tbk

PT Unilever Indonesia menjalanlan system IMC (Integrated Marketing Communication) yaitu strategi ini menjelaskan bahwa perusahaan akan menggabungkan semua sarana komunikasi untuk menyampaikan pesannya dengan jelas serta juga sebagai cara agar bisa lebih dekat dengan customer supaya customer juga bisa lebih mengenal produk dari perusahaan tersebut.
Fasilitas untuk Knowledge sharing Fasilitas yang digunakan oleh Unilever Indonesia adalah
1.      Learnng Centre di Mega Mendung puncak seperti e-learning.
2.      Knowledge Club Online dan Online Library seperti perpustakaan online.
3.      Intranet yang berisi semua informasi perusahaan terutama yang berhubungan dengan kinerja perusahaan.
Tujuan Penerapan Knowledge Management di PT Unilever Indonesia Tbk
Implementasi knowledge management bagi suatu perusahaan itu sangat diperlukan karena akan memberikan suatu dapat positif pada proses bisnisnya secara langsung maupun tidak. Dan ini dibawah ini ada beberapa manfaat knowledge management bagi perusahaan Unilever :
·         Adanya pengehematan waktu dan biaya. Yaitu bagaimana perusahaan memanfaatkan waktu dan biaya yang ada untuk melakukan hal-hal yang berdampak positif bagi perusahaan.
·         Peningkatan pada asset pengetahuan. Yaitu dimana untuk membantu para karyawan agar bisa lebih kreatif dan bisa berinovasi dalam pengembangan produk untuk perusahaan.
·         Peningkatan kemampuan beradaptasi terhadapat lingkungan bisnis yang terjadi.
·         Peningkatan produktifitas. Yaitu sebuah pengetahuan yang sudah ada akan digunakan untuk pengembangan produk lain sehingga produktifitas dari sebuah perusahaan akan terbantu dan meningkat.
Pengembangan Knowledge Management di PT Unilever Indonesia Tbk Disini akan dipaparkan salah satu keunggulan dari Unilever Indonesia didalam pengembagan knowledge management maupun Learning Organization yang mampu menciptakan berbagai program pembelajaran yang unik dan menarik untuk diamati. Awalnya program semacam ini merupakan usul dari karyawan dan telah menjadi sebuah ide yang seacara tidak sengaja yang disampaikan dalam pembahasan dan hasil dari ide tersebut akan dianalisa sebgai kebutuhan untuk memafaatkan berbagai media yang ada untuk peningkatan perusahaan.
Share:

No comments:

Post a Comment

Silahkan tinggalkan komentar anda agar blogger ini bisa menjadi lebih baik :) By : Orang Usil Cari Uanga (ttd : Zulvan Sihaloho)

Google+ Followers

Sample Text

Semoga tutorial dan informasi yang saya bagikan melalui blog saya ini dapat bermanfaat bagi saudara sekalian :)